想成为一名高效并且有条理的秘书要做好哪些准备？成为一名优秀的秘书意味着有准备、有效率、有条理。通过提高和完善你的沟通和组织能力，你可以成为一名专业的秘书和团队中不可或缺的一员，让你的工作更有吸引力、更有保障、更愉快。
1、准时。给自己足够的时间去办公室、参加会议或其他约会。提前到达，给自己时间做准备或只是查看电子邮件或其他任务。试着记录每天上班所需的时间，看看真正的平均时间是多少，并据此调整你的时间安排。在任何给定时间上增加 15 或 20 分钟的缓冲时间，甚至可以在第一次去某个地方之前测试一下需要多长时间才能到达那里。
2、保持头脑清醒。多休息，保持头脑敏锐，思考高效。早上喝杯咖啡或茶，或者在你需要提神的时候喝杯。定期休息，整理一下办公桌。研究表明，每工作 52 分钟后，就从办公桌前站起来或休息 17 分钟，这样可以提高工作效率。在这段时间里，可以做一些简单的运动、与同事聊天或在办公室里散步。
3、了解日程安排。每天开始时，熟悉老板、自己或需要跟踪的其他员工的日程安排。定期浏览日程安排，这样您就可以节省预约时间，避免重复预约或其他错误。保持日程表和日历处于打开状态，可随时在计算机或手机上调出，以便查阅并立即添加约会。
4、带齐所有材料参加会议。出席任何会议时，请准备好之前会议的材料和清晰的笔记，以及设备或笔记本，以便记录当前会议的会议纪要和其他笔记。向老板询问有关你在会议中的角色的任何信息，包括任何特殊材料，如表格或讲义，以便节省以后准备或打印的时间。尝试在会议前一天早上或晚上向所有与会者发送即将召开的会议的议程、上次会议的会议记录或任何其他相关材料。
5、考虑学习速记。如果你经常手写笔记，可以学习不同类型的速记，并了解提高写作速度的方法。[6] 参加速记课程，学习汉字，提高写作速度。如果您不经常手写笔记或不想学习速记，可以进行打字测试。设置一分钟的计时器，然后尝试在手机、平板电脑、笔记本电脑键盘和独立键盘上输入一封典型的电子邮件。然后计算您在每台设备上输入的字数。当您需要快速记笔记时，请坚持使用字数最多的设备。
