如何让自己有条理乃至井然有序地成为一名有条理的秘书？
1、坚持列表和计划。保留计划、日历和待办事项列表并持续更新。将它们放在容易看到和拿到的地方，或者将它们放在可以同步的多个位置。如果您擅长使用笔和纸，请准备一本可以放在口袋或钱包里的小型计划表或日历，以便随时随身携带。如果可能的话，请随身携带一支笔，这样您就不必到处寻找笔了。在您的办公桌上放一个专门用于记录待办事项的记事本，并在完成时勾掉要做的事情。如果你更擅长数字化组织，可以使用手机的日历和提醒系统来安排约会并接收相关通知。尝试使用 Wunderlist 或 Todoist 等应用来管理你的任务。
2、同步您的信息。通过在所有设备上同步日历、列表和文件，确保您始终随身携带笔记和其他材料，几乎每个现代应用程序都具有此功能。
使用 Basecamp 或 Trello 等项目管理软件与其他秘书、老板或其他员工共享任务、文档和笔记。使用 Google Docs 共享文档和电子表格，并使用 Dropbox 或 Hightail 等程序发送文件。
3、对所有内容进行颜色编码。设置颜色编码系统，以便一目了然地对所有材料进行分类。为每个项目、日期、员工或任何您想要划分工作的方式分配一种颜色。使用荧光笔和彩色标签或标签标记文件、托盘和笔记本，以便轻松找到正确的信息。许多用于电子邮件、日历和列表的网络和移动应用程序还允许您为每个项目分配一种颜色。
4、清理收件箱。立即将电子邮件归档到文件夹中，如果需要返回查看，则将其标记或标记为未读，如果确定不再需要，则将其存档或删除，这样可以保持电子邮件收件箱整洁，并且重要信息易于访问。尝试按年、季度或月创建文件夹，或按项目、员工或类型标记文件夹。尝试立即回复、删除或将电子邮件信息记录到其他地方。为自己设定时间表，例如在一天结束前将所有电子邮件归档到适当的文件夹中，并在周末之前清理和处理收件箱中剩余的所有邮件。
5、保持一致。将相同类型的材料放在特定的地方，并将笔记本和文件夹指定给特定的项目。例如，准备一个专门用于记录电话备忘录的记事本，始终放在电话旁边，这样您就永远不会在餐巾纸上记下某人的姓名和电话号码。将会议记录与其他笔记分开存放，这样信息就不会混淆，以后也不容易找到。
6、节省纸张和时间。避免打印以节省纸张，而选择在线表格或其他文件，这样可以节省时间和资源。如果可能，请以电子方式填写表格。扫描并保存纸质文件的副本，以便随时可用，不会损坏或丢失。尽可能分发数字文件、提醒、备忘录和议程，而不是纸质版本。
7、储备用品。永远不要用完用于整理的重要材料，例如记事本、钢笔、信封和邮票，方法是购买或告知办公室经理/采购员，当你用完最后一盒或最后一箱东西时，而不是等到它们全部用完时。从 Quill 等公司批量订购用品，以节省资金并避免如此快用完。保持办公桌或工作区物品整齐有序。使用贴有标签或颜色的容器、托盘、文件夹和其他容器，以便于分类。
